Politică de confidențialitate

Politica de confidențialitate – Înștiințare privind confidențialitatea

(în vigoare de la 25 mai 2018)

1. GENERALITĂȚI

1.1 Prelucrarea corectă, loială și responsabilă a datelor cu caracter personal este un element central al culturii corporative a UNITOOLS, Timișoara, România. Acest principiu se aplică în special datelor cu caracter personal ale clienților, furnizorilor și ale angajaților acestora („Datele”).
1.2 Veți găsi informații despre prelucrarea Datelor de către noi și despre drepturile dumneavoastră în calitate de persoane vizate în continuare; de asemenea, ne puteți trimite un e-mail la adresa office@unitools.ro sau o scrisoare la adresa UNITOOLS S.R.L., Strada Gheorghe Doja, numarul 11, Timișoara 300195, România.

2. CATEGORIILE DE DATE PRELUCRATE

2.1 Datele cu caracter personal pe care ni le furnizați voluntar sau pe care le primim de la dumneavoastră în cadrul relației noastre de afaceri (de exemplu, în legătură cu o solicitare de produs sau serviciu, formular de contact, înregistrare, comunicare cu dumneavoastră în persoană, în mediul online sau prin telefon, sau utilizarea serviciilor noastre de către dumneavoastră) includ următoarele categorii:
a) „Informații personale”, cum ar fi funcția, numele, identificatorul de client/furnizor, adresa, datele de contact (numărul de telefon, adresa de e-mail), data nașterii, precum și datele personale ale persoanelor de contact ale clientului/furnizorului;
b) „Date de identificare”, cum ar fi datele din cartea de identitate (pașaport, permis de conducere etc.), numărul TVA, după caz;
c) Date din registre publice, cum ar fi numărul de înregistrare și detalii despre drepturi de proprietate și puteri de reprezentare;
d) Date privind tranzacțiile comerciale, cum ar fi detalii despre comenzi, numere de comandă/factură/livrare, date privind vânzările/achizițiile, reclamații;
e) Date pentru documentare, precum protocoale de consultare;
f) Situația financiară, cum ar fi datele privind bonitatea, scoringul sau datele de rating etc.;
g) Imagini și sunete, cum ar fi înregistrările video sau telefonice;
h) Informații din interacțiunea electronică cu Uni Tools (de exemplu, prin e-mail, site web, intranet, medii de socializare), cum ar fi adresa IP, numele de utilizator dacă este cazul, data și ora de acces și date tehnice; la trimiterea e-mailurilor: adresa de e-mail și adresa IP și numele gazdei destinatarului și expeditorului, numărul de destinatari, subiectul, data și ora primirii de către server, numele fișierelor atașate, dimensiunea mesajului, clasificarea de risc în ceea ce privește mesajele spam, calitatea și starea livrării;
i) Date privind marketing, cercetarea pieței, instruiri, precum și în legătură cu corespondența și extrageri de premii;
j) Date necesare pentru respectarea cerințelor legale și de reglementare.
2.2 Date pe care le colectăm automat
2.2.1 De asemenea, este posibil să colectăm automat anumite informații de pe dispozitivul dumneavoastră când vizitați site-ul nostru www.unitools.ro și alte site-uri afiliate („site-urile noastre”). Aceste date pot afișa date cu caracter personal, cum ar fi adresa IP, numele fișierului accesat, data și ora accesului, cantitatea de date transmise, notificarea accesului reușit, browserul web, tipul dispozitivului și numerele unice de identificare ale dispozitivului. De asemenea, este posibil să colectăm informații despre modul în care dispozitivul dumneavoastră a interacționat cu site-ul nostru, cum ar fi paginile și link-urile accesate.
2.2.2 Prin colectarea acestor informații, putem înțelege mai bine cine vizitează site-ul nostru, de unde provin vizitatorii și ce conținut de pe site-ul nostru îi interesează. Utilizăm aceste informații pentru analiza noastră internă și pentru a  îmbunătăți calitatea site-ului nostru și a-l adapta mai bine intereselor vizitatorilor noștri. Mai mult, datele pot fi utilizate pentru a garanta securitatea rețelelor și a datelor.
2.2.3 Unele dintre aceste date pot fi colectate folosind module cookie sau tehnologii similare pe site-ul nostru. Pentru detalii, vă rugăm să consultați termenii de utilizare a site-urilor noastre web.
2.3 Date pe care le primim din surse externe
2.3.1 Este posibil să primim ocazional date cu caracter personal despre dumneavoastră din surse externe, de exemplu date din registrele accesibile publicului (cum ar fi baza de date a Registrului Comerţului sau Cartea funciară), de la agențiile de credit, informații publicate pe site-uri web și în mass-media sau dacă datele despre dumneavoastră ne sunt transmise de către alte site-uri care apartin firmei Uni Tools. Verificăm dacă aceste părți terțe au consimțământul dumneavoastră sau sunt legal autorizate sau obligate să ne dezvăluie datele dumneavoastră personale în orice alt mod.

3. SCOPURILE PRELUCRĂRII

3.1 Prelucrăm datele cu caracter personal în următoarele scopuri:
a) inițierea și executarea relației de afaceri;
b) preluare, executare comenzi și facturare;
c) răspuns la mesajele, reclamațiile sau sesizările și cererile de servicii pe care ni le trimiteți;
d) verificarea corectitudinii datelor pe care le deținem despre dumneavoastră;
e) înregistrarea apelurilor telefonice în scopuri de documentare (de exemplu, în cazul reclamațiilor sau sesizărilor);
f) audituri și investigații de conformitate;
g) îndeplinirea obligațiilor legale și de reglementare care ne revin;
h) organizare și invitare la evenimente;
i) efectuarea de sondaje voluntare sau extrageri de premii;
j) operarea, gestionarea, analiza și îmbunătățirea site-ului nostru;
k) furnizarea serviciilor Uni Tools și a altor servicii (de exemplu, sisteme informatice și de comunicații);
l) suport și întreținere IT;
m) asigurarea securității rețelelor și a datelor.

4. TEMEIUL LEGAL AL PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

4.1 Temeiul legal al colectării și prelucrării datelor cu caracter personal depinde de contextul specific în care le colectăm:
4.1.1 Obligații contractuale (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR*): Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi prelucrate pentru a gestiona și executa contractul încheiat cu dumneavoastră.
4.1.2 Obligații legale (art. 6 alin. 1 lit. c GDPR*): În parte, avem obligații legale sau de reglementare de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal.
4.1.3 Consimțământ (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR*): Dacă am primit consimțământul dumneavoastră, vom prelucra datele dumneavoastră doar în limitele consimțământului acordat. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment, cu efecte pentru viitor.
4.1.4 Interese legitime (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR*): În plus, putem să prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pe baza intereselor legitime ale Uni Tools sau ale unei părți terțe. Aceste interese legitime includ:
a) administrarea și dezvoltarea eficientă a afacerilor;
b) îmbunătățirea produselor și a serviciilor oferite;
c) marketing și cercetare de piață, dacă nu v-ați opus la o astfel de prelucrare în conformitate cu art. 21 GDPR*;
d) consultarea cu agențiile de credit și transferul datelor către acestea în legătură bonitatea și riscurile de credit;
e) supravegherea video și măsuri similare pentru reacția de urgență pentru a proteja clienții, angajații și bunurile aflate în proprietatea societăţilor UNITOOLS S.R.L. .
4.2 Categorii speciale de date cu caracter personal (date sensibile)
4.2.1 Acestea sunt date cu caracter personal care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice sau apartenența la sindicate, inclusiv prelucrarea de date genetice sau biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice și date privind sănătatea sau date privind viața sexuală sau orientarea sexuală ale unei persoane fizice.
4.2.2 Categoriile speciale de date cu caracter personal sunt prelucrate de regulă pe baza unuia dintre următoarele
temeiuri legale:
 cu consimțământul dumneavoastră explicit (art. 9 alin. 2 lit. a din GDPR*);
 pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță (art. 9 alin. 2 lit. f din GDPR*) sau
 dacă, în circumstanțe excepționale, este necesar să protejăm interesele dumneavoastră vitale și dumneavoastră nu sunteți în măsură să vă exprimați consimțământul (art. 9 alin. 2 lit. c din GDPR*).
 *GDPR = Regulamentul nr. 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE
4.2.3 Nu prelucrăm în mod intenționat categorii speciale de date cu caracter personal. Cu toate acestea, plângerile consumatorilor pot să conțină date despre starea de sănătate, de aceea solicităm clienților și furnizorilor să se asigure că, înainte de a transmite astfel de informații, au obținut consimțământul valabil al persoanelor vizate pentru prelucrarea ulterioară.

5. DESTINATARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

5.1 Este posibil să comunicăm datele cu caracter personal următorilor destinatari:
5.1.1 prestatorilor de servicii externi (de ex., prestatorii de servicii IT) și partenerilor care ne furnizează servicii de prelucrare de date sau care prelucrează în alt mod datele cu caracter personal în scopurile descrise în prezenta înștiințare (cum ar fi bănci și furnizorii de servicii financiare, asigurători, consultanți financiari sau profesionali şi consultanţi juridici externi) sau care vă sunt comunicați atunci când colectăm datele dumneavoastră cu caracter personal. Lista companiilor din grup, a prestatorilor de servicii și a partenerilor cărora li se comunică în prezent date cu caracter personal sau care prelucrează în prezent informații personale în numele nostru este disponibilă la cerere. Toți destinatarii au obligația să vă trateze datele în mod confidențial și să le proceseze numai în cadrul furnizării de servicii;
5.1.2 către orice autoritate competentă, cum ar fi autorități fiscale, de supraveghere sau de siguranță sau autorități publice, o instanță sau alte părți terțe, atunci când este necesară divulgarea
 prin lege sau reglementare,
 pentru exercitarea, protejarea sau apărarea drepturilor noastre legale
 pentru protejarea intereselor dumneavoastră importante sau a intereselor importante ale altei persoane;
5.1.3 către un cumpărător potențial (și către agenții și consultanții săi) în legătură cu orice propunere de cumpărare, fuziune sau achiziție a activităților profesionale desfăşurate de Uni Tools (sau a oricărei părți din aceasta), în conformitate cu dispozițiile legislației și numai dacă este necesară identificarea (de exemplu, personalul cheie);
5.1.4 către orice altă persoană, după obţinerea consimțământului dumneavoastră, dacă este necesar.

6. OBLIGAȚIA DE FURNIZARE A DATELOR

6.1 Avem nevoie de unele dintre datele menționate mai sus pentru îndeplinirea contractului cu dumneavoastră și/sau pentru a ne conforma obligațiilor legale care ne revin. Dacă refuzați să furnizați datele cu caracter personal care sunt necesare pentru executarea contractului sau pe care suntem obligați să le prelucrăm datorită unei obligații legale, este posibil ca noi să nu putem îndeplini relația de afaceri cu dumneavoastră și/sau, mai precis, scopurile enumerate de mai sus (de exemplu să efectuăm plăți prin transfer bancar, dacă nu furnizați detaliile băncii) și/sau ca scopul relevant să fie încetinit semnificativ.
*GDPR = Regulamentul nr. 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE

7. TRANSFERUL DE DATE INTERNAȚIONAL / PRELUCRAREA INTRAGRUP

7.1 Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transferate și prelucrate în alte țări din afara UE pentru care Comisia Europeană nu a stabilit încă un nivel adecvat de protecție a datelor și care nu pot oferi același nivel ridicat de protecție. Datele cu caracter personal pot fi supuse drepturilor de acces guvernamentale în conformitate cu legile și reglementările locale aplicabile.
7.2 Cu toate acestea, am luat măsuri de securitate adecvate pentru a ne asigura că datele dumneavoastră cu caracter personale rămân protejate în conformitate cu prezenta înștiințare. Aceasta include aplicarea clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene pentru transferul de date cu caracter personal. Mai multe detalii privind măsurile de siguranță adecvate luate sunt disponibile la cerere.

8. PĂSTRAREA DATELOR

8.1 Păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personale pe perioada derulării relației de afaceri, atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopului (de exemplu, pentru a ne îndeplini obligațiile sau obligațiile legale de stocare sau pentru a revendica drepturi în instanță) sau atât timp cât subzistă obligațiile de păstrare contractuale sau legale sau de documentare, cu termenele legale de prescripție (de exemplu, perioada de prescripție pentru daune de 3 ani) sau interese legitime (păstrarea probelor pentru exercitarea sau apărarea împotriva revendicărilor legale).
8.2 De îndată ce nu mai există scopuri legitime pentru stocarea ulterioară a datelor cu caracter personal, acestea vor fi șterse sau anonimizate. Dacă acest lucru nu este posibil (de exemplu, deoarece datele dumneavoastră cu caracter personal au fost stocate în arhive), vă vom păstra în siguranță datele cu caracter personal și le vom face inaccesibile pentru prelucrare ulterioară până când va fi posibilă ștergerea.

9. DECIZII AUTOMATE, INCLUSIV REALIZAREA DE PROFILURI

9.1 Deciziile automate în sensul art. 22 din GDPR* semnifică faptul că o decizie care are efecte juridice asupra dumneavoastră sau care vă afectează semnificativ într-un mod similar este luată automat – inclusiv realizarea de profiluri – fără a fi verificată de o persoană fizică. Nu utilizăm decizii automate.
9.2 Prelucrăm Datele parțial automatizat pentru a evalua aspecte individuale specifice (realizarea de profiluri) cu scopul de a vă oferi servicii mai bune și informații adaptate intereselor dumneavoastră.

10. DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE

10.1 În conformitate cu legislația în vigoare, aveți dreptul de acces, de corectare, actualizare și de ștergere a datelor cu caracter personal, dreptul de opoziție la prelucrarea datelor cu caracter personal și dreptul la portabilitatea acestora, dreptul de a solicita restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal și dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, dacă credeți că oricare dintre drepturile dumneavoastră sus-menţionate au fost încălcate.
10.2 Pentru a vă exercita aceste drepturi, ne puteţi trimite un e-mail la adresa office@unitools.ro sau o scrisoare la adresa UNITOOLS S.R.L., Strada Gheorghe Doja, numarul 11, Timișoara 300195, România.

11. ACTUALIZĂRI ALE PREZENTEI ÎNȘTIINȚĂRI

Este posibil să actualizăm această înștiințare pentru a reflecta modificări de natură juridică, tehnică sau de afaceri. Când vom actualiza prezenta înștiințare, vom face demersuri pentru informarea dumneavoastră cu privire la importanța modificărilor efectuate. Veți găsi data „celei mai recente actualizări” la începutul acestei înștiințări.